עכשיו שהכל נרגע, אני יכול לשבת בשקט ולספר לכם על החוויה האישית שלי כמארגן תחרות מב"שלים 2019.
כיוון שזה יהיה פוסט ארוך, אתחיל בשורות תחתונות:
- חוויה מומלצת לכל שופט בירה שרוצה להבין מה מתרחש מאחורי הקלעים וללמוד איך ארגון תחרות מתנהל. אין תפקיד בתחרות שמלמד זאת בצורה טובה יותר ולדעתי אני אשתפר גם בתור שופט בתחרויות הבאות שאזכה לשפוט בהן.
- כדאי למצוא אנשים שתסמכו עליהם בעיניים עצומות ללוות אתכם בתהליך לפני שאתם מחליטים לקחת על עצמכם משימה כזו. כמו בניהול (עסק או כל דבר), אין מצב לעשות הכל לבד, בעיקר כשמדובר במשהו שאינו מכניס אגורה ומצריך כל כך הרבה תשומת לב ודיוק בארגון.
- סבלנות. כלפי כל הקשורים (ספונסרים, נק’ הגשה, מגישים, חברים ועוד…). כולם ישגעו אתכם. אם בחוסר מענה או בהודעות מיותרות. ספונסרים לא יחזירו תשובה שבועות ואז יזכרו בקיומכם ויציעו פרסים שווים, אז שווה להיות נחמדים. מגישים יצפו שתכתבו להם את כל החוקים והנהלים באופן אישי כי לא הבינו את האנגלית\עברית או לא יודעים לחפש בקבוצת פייסבוק או סתם כי הם עצלנים. אין מה לעשות, אי אפשר לחנך את כל העולם. אז סבלנות.
עכשיו לתאור החלקים השונים של התחרות:
-
רישום. עליכם לרשום את התחרות תחת הBJCP. זה שלב בירוקרטי, קל וקצר (כמה דקות בודדות מול האינטרנט). החלק הכי קשה הוא להפרד מ25$ דמי רישום. (א) שימו לב לשם התחרות (הוא יתפרסם באתר הBJCP), (ב) שימו לב לתאריך התחרות שרשמתם אליו את התחרות, הוא מחייב מבחינת הגשת הטפסים המסכמים לBJCP בסוף התחרות. תנו לעצמכם עוד כמה ימים אחרי השיפוט עצמו אם נראה לכם שתהיו עמוסים מיד אחרי ולא יהיה לכם זמן להשלים את הגשת הטפסים (לוקח כחצי שעה עד שעה אם אתם מסודרים). פרט לכך, אין סיבוך גדול.
-
פרסום. זהו השלב שילווה אתכם לכל אורך התהליך ורצוי שיתחיל כמה שיותר מוקדם. בישול בירה לוקח זמן וה"לקוחות" מצפים שתתנו להם התראה מספיקה לבשל במיוחד לתחרות (אע"פ שמעטים מהמגישים באמת עושים זאת). בנוסף, אתם חייבים לשחק על הקו הדק שבין שמירת תודעה אודות התחרות ובין חפירה אינטנסיבית בפייסבוק. אני יודע שחציתי את הקו הזה לחלוטין, אע"פ שהשתדלתי שבכל פוסט יהיה תוכן איכותי ומעניין אודות שיפוט בירה, סגנונות וכמובן אודות התחרות עצמה. עם זאת, יש כאלו שיפרגנו (מעטים) ורוב האנשים יבואו בטענות כי מרוב תוכן לא רואים את העיקר. אני מעריך מאוד תוכן איכותי וצוות התחרות עבד קשה מאוד ליצירת פוסטים בעלי תוכן כזה. איני מאמין בפרסום ריק וכמעט ולא היו פוסטים כאלו במהלך הפרסום לתחרות שלי (כגון: “עוד X ימים להגשות… מהרו!!” או “עדיין לא נרשמת? יאללה”). כמובן שהיו גם כאלו, אבל הם היו המיעוט ובעיקר כיכבו בשבוע האחרון והלחוץ בפרסום. שימו לב שמטרות הפרסום היא (1) העברת מידע חשוב אודות התחרות (2) הגדלת ההגשות ו(3) סיפוק התחייבויות לספונסרים שהעניקו פרסים למגישים.
-
מיקסום הגשות. מבשלי בירה אינם שונים מאנשים אחרים ונוטים לדחיינות. לכן, 80% מההגשות צפויות ב20% האחרונים מימי ההגשות. פנו לחברים בתחילת הפרסום, לחצו עליהם בעדינות שיגישו בירות כדי להראות לכל מי שנכנס לאתר שיש הגשות והתחרות רלוונטית. הציעו מבצעים למגישים. אצלי היה בירה רביעית חינם כיוון שכששאלתי מארגני תחרויות עבר, טענו שרוב המגישים יגישו 3 בירות. בדיעבד, הייתי צריך להגביל את המבצע בזמן כדי ללחוץ על אנשים להגיש מוקדם יותר. בהמשך הפרסום, קשה יותר להשיג הגשות כיוון שרוב החברים הקרובים כבר הגישו. זה הזמן ליצירתיות, פנייה למעגל שני, ופרסום מעניין. גם פרסים שווים יכולים להשיג תוצאות.
-
ספונסרים. יש הרבה מאוד ועם זאת, לא מספיק. כמארגן תחרות קטנה, קשה לשכנע בעלי עסקים לתרום לתחרות. בנוסף, בעלי עסקים קטנים הם בעלי תקציב דל וזמן מועט, כך שצריך לרדוף אחריהם ולעיתים לא נעים לפנות יותר מכמה פעמים במידה ולא עונים. נסו לקפוץ לבעל העסק עצמו ולדבר איתו פנים אל פנים. לרוב זה ישיג תוצאות יותר טובות משיחה טלפונית. חשבו מחוץ לקופסא. ישנם בעלי עסקים גדולים וישמחו לפרסום כל כך ממוקדם ומתים לאפשרות הזו. נסו לחשוב מה המוצרים שאנחנו (מבשלי בירה) צריכים\רוצים ונמנעים מלרכוש כיוון שהם יקרים. אישית, פתחתי סקר בפייסבוק והופתעתי מחלק מהתוצאות. השתדלתי לכוון לדעת הקהל ואפילו הצלחתי במידה רבה לענות לדרישות הסקר. שימו לב שאתם פונים גם לבעלי עסקים מחו"ל. לפעמים זוכים בעוד כמה פרסים שווים… רק קחו בחשבון שעלויות המשלוח צפויות ליפול עליכם.
-
נק’ איסוף - ככל שיהיו יותר, כך תקלו על המגישים ותגדילו את הסיכוי למספר הגשות גדול. מגישים הם עצלנים (כבר אמרתי?) ולא יסעו שעה כדי להגיש בקבוקים לנק’ איסוף (בצדק…). עם זאת, לא לשכוח שצריך לאסוף הכל אחר כך וכל נק’ כזו היא שעה מהחיים שלכם (במקרה הטוב). תכננו את יום האיסוף לכזה שבו כל הנק’ באזור האיסוף פתוחות. אחרת - נדפקתם ותצטרכו לנסוע שוב… בקשו עזרה מחברים ונצלו את האיסוף לביקור כדי להקל על הנסיעה הרבה ביום הזה. זו עבודה. אם אתם עובדים, צפו ליום חופש באותו יום. חלק מהעסקים פתוחים עד אחה"צ\ערב, ולוקח זמן לעבור בין כולם. נסו לתכנן את יום האיסוף כך שהעסקים שסוגרים מוקדם בתחילת הסיבוב ואלו שסוגרים מאוחר (פאבים וכו’) בסופו. לא לקוח לתכנן ארוחות ועצירות.
-
שופטים וקביעת תאריכי שיפוט. חשבו קדימה על חגים, מועדים וחופשות. שופטים עם ילדים לא פנויים בחופשות ויהיה קשה להשיג כאלו לערבי השיפוט השונים. קבעו כמה שיותר זמן מראש את תאריכי השיפוט. ישנם שופטים שמתכננים קדימה את חייהם וישמחו לדעת מספיק זמן מראש מתי מתקיימים ימי שיפוט. שימו לב שעדיף לקבוע את ערבי השיפוט במרחק יום (לפחות) זה מזה כדי להוריד עומס משופטים שמעוניינים להגיע ליותר מערב שיפוט וצריכים את המנוחה בין לבין. שופט שמגיע מרחוק יעריך זאת מאוד. ערבי חמישי ובוקר שישי הכי מתאימים לרוב השופטים ומומלץ לשריין אותם. ערבי השבוע האחרים יותר בעייתיים אך חלק מהשופטים בארץ יעשו מאמץ ויגיעו גם בהם.
-
מיקום השיפוט. חייב להיות ליד תחבורה ציבורית. אע"פ שרוב השופטים מגיעים ברכב (למה אתם נוהגים אחרי שיפוט?!), חובה לאפשר למי שמעוניין בכך לחזור בבטחה הביתה. שימו לב להנחיות הBJCP בנוגע לסטנדרט המקום עצמו. קירות לבנים, נקי מריחות, שקט, מואר מספיק ועוד… לרוב, לא תצליחו לספק את כל רשימת הדרישות (בעיקר בתקציב דל), אך ראוי להשתדל לעמוד בהם. זה חשוב ומשפר את איכות השיפוט. שימו לב שהשולחנות מרווחים מספיק ומאפשרים ניירת רבה בנוסף לבקבוקים, קערה, נייר סופג, קנקן מיד וצלחת לחם\ביסקוויטים. בנוסף, שימו לב שהשולחנות לא קרובים מידי זה לזה כדי לחסוך רעש בין השולחנות עצמם.
-
צוות השיפוט והדיול. קחו בחשבון ביטולים של הדקה האחרונה. לצערי, חלק מהשופטים לא מבינים את החשיבות של התחייבות לתאריך מסוים ואת הקושי בשינויים של הרגע האחרון, אז כמארגנים - סבלנות - ותכינו את עצמכם לבלת"מים. למזלי, לא ביטלתי שולחן בתחרות האחרונה, אבל הייתי קרוב מאוד לזה. אם שופטים קוראים את השורות הללו - בבקשה קחו לתשומת לבכם את הבעייתיות של ביטולים ברגע האחרון. מבחינת מארגן, “הרגע האחרון” הוא אחרי סידור שולחנות. אם צוותו אתכם לשולחן, לרוב קשה מאוד להזיז או למצוא לכם מחליפים… אז תעקבו אחר הפרסום הזה ותודיעו על שינויים בהקדם האפשרי. שימו לב שצריך להתחשב בהגשות השונות של השופטים וגם בזמינות שופטים בכל יום ויום. דיילים - יותר דינמי, אבל שימו לב שאתם מוצאים אנשים שמעניין אותם להיות נוכחים באירוע כזה. דייל משועמם (מדובר בשעות ארוכות של מעט עשייה), הוא דייל מרעיש ומפריע. הציעו להם לשבת ליד שופטים ולהתעניין בתהליך השיפוט. לרובם, זו הסיבה שהם רוצים להיות בסביבת שיפוט מלכתחילה.
-
סידור שולחנות. תתחילו מהסידורים הטריויאלים. לרוב יהיה שולחן של Pale Ale או IPA. אח"כ מתחילים לצוות שולחנות עם סגנונות דומים כמו פורטר וסטאוט או בירות חיטה שונות. התייעצו עם אנשים שסידרו שולחנות בעבר ואם אינכם מכירים את אוגדן הBJCP - דאגו להתייעץ עם שופט שמכיר אותו היטב! עשו צדק עם המגישים והשתדלו לשים בירה במקום הראוי לה. דוגמה טובה לכך היא בירה שהוגשה לתחרות האחרונה תחת 34C (בירה נסיונית), על פניו - היא לרוב תיפול בשולחן מיוחד (עם פירות\תבלינים או עם עץ\עשן וכו’). עם זאת, האותיות הקטנות הראו שמדובר בפורטר שיבולת שועל. החלטתי לשים אותה בשולחן עם “בירות כהות” באותו אופן שהייתי מתיחס לסטואט שיבולת שועל. ניתן גם לחזור ולדבר עם המגישים במידה ונראה לכם שטעו בהגשה. דבר זה לוקח הרבה זמן ולעיתים תפספסו בירה או יותר ותאלצו לשנות את הקטגוריה שלה ביום השיפוט עצמו (ממש לא אידיאלי, אבל קורה). השתמשו במערכת ממוחשבת שתסמן עבורכם שופטים שלא יכולים לשפוט בימים\סגנונות מסוימים. מונע טעויות רציניות. שימו לב שאתם לא עוברים את 12 ההגשות לשולחן (המלצת הארגון). שופטים יאריכו זאת מאוד. שימו לב שכמות השולחנות צריכה להתאים לכמות השופטים שנרשמו ולעיתים תאלצו לצמצם את המספר האידיאלי מבחינת הסגנונות עצמם. כך למשל איחדנו “חמוצות” ו"בלגיות" בתחרות האחרונה. לא אידיאלי, אבל הפרקטיקה מנצחת בסוף.
-
ניהול תקציב. תהיו עם היד על הדופק בנוגע לתקציב שלכם. תעריכו בכל רגע אפשרי כמה הכנסות יהיו וכמה הוצאות אתם יכולים להרשות לעצמכם. אישית, סיימתי עם מאזן מדויק של הוצאות\הכנסות בזכות מעקב צמוד. דבר זה אפשר לרכוש עוד פיצה לשופטים כשראיתי שלא היו מספיק בערבים קודמים ולהשקיע מעט יותר בפרסים עצמם לזוכים הגדולים. שימו לב שלא תמיד כל ההוצאות יצאו מכיסכם וחשוב לעקוב אחר הוצאות של שותפים לתהליך. לא נעים לגלות בסוף שאתם חייבים כסף למישהו ואין לכם תקציב עבור החזר כזה.
-
איכות המשובים. בציוות שופטים לשולחן, במצב הנוכחי של כמות השופטים בארץ, קשה מאוד לדאוג לרמה אחידה (וגבוהה) של שיפוט. שימו לב שאתם נותנים לאנשים בעלי ניסיון את ההובלה ובכך מבטיחים שיפוט איכותי יותר בשולחן נתון. לרוב, שופט מנוסה מסיים לכתוב מהר יותר וכך יוכל למלא את הטופסולוגיה העודפת בלי בזבוז זמן נוסף. שימו לב שאתם עוקבים אחרי הזמנים של השולחנות השונים ולא מאפשרים דיבור מוגזם בכל שולחן. לפעמים שוכחים להפעיל טיימר ופתאום שמים לב ששפטו 2 בירות בשעה. מוגזם, אבל קרה. חשוב גם להציץ מעבר לכתף השופטים ולהעיר אם הם מחפפים. לשמחתי, לא קרה אצלי. הדגישו את החשיבות של משוב מלא בתחילת כל ערב שיפוט והכניסו מוטיבציה לשופטים.
-
טפסים - הדפיסו עודפים. תמיד צריך ומקסימום יהיו לכם טפסים להתאמן עליהם אחרי התחרות. כשופט, תמיד יש צורך בטפסים מודפסים לאימון.
כמות טפסי שיפוט לשולחן:
(Number of Judges)*(Number of Entries) כמובן. סכמו עבור כל השולחנות והוסיפו 5-10% למספר שהגעתם אליו.
כמות טפסי סיכום להגשה:
(Number of Entries). סכמו עבור על השולחנות.
כמות טפסי סיכום שולחן - לפי מספר השולחנות.
אלו המון טפסים ויש עוד… רכשו קלסר ושמרדפים בהתאם. -
בתחרות הבאה זה יהיה יותר קל. הכי קשה לארגן את התחרות הראשונה. הכל חדש, לא ברור מה השלבים הבאים ולא ברור כמה הגשות יהיו. בשנה הבאה אארגן את התחרות השנייה שלי ואין לי ספק שיהיה לי יותר קל.
שאלות?
יצא ארוך כצפוי, מקווה שלא הגזמתי. אשמח לענות על שאלות אם יש לכם כאלו…